G Suite, la solución de Google para colaboración y productividad
G Suite es la herramienta online de Google para organizar el trabajo en equipo y gestionar proyectos en empresas de cualquier tipo y tamaño. Sin duda, se trata de una de las suites de aplicaciones más completas y versátiles de su tipo. Por eso, Vodafone la incluye en su oferta de servicios para PYMES, como excelente complemento de sus soluciones de conectividad.
En resumen, este pack ofrece las funciones de correo, calendario, chat, vídeo chat, trabajo colaborativo y almacenamiento en la nube que toda compañía actual necesita. La suite de Google es otra de las soluciones de correo y trabajo colaborativo que comercializa Vodafone a través de RedNew; también dispones de la suite Office 365 de Microsoft, sobre la que ya hemos hablado en otra entrada del blog.
A continuación, haremos una breve descripción de G Suite, producto accesible mediante ordenadores, tablets y smartphones.
Precisamente, lo que necesitas para formalizar la comunicación con clientes, relacionados y colaboradores son direcciones de correo electrónico identificadas con el nombre de tu empresa.
Así, con Gmail de G Suite, cada integrante del equipo y los departamentos podrán contar con una dirección profesional en lugar de una asociada a @gmail.com
Además, podrás entrar a tu correo aun sin tener acceso a Internet, para leer mensajes y redactar borradores que se enviarán al recuperar la conexión.
También, puedes chatear o realizar una vídeo llamada con las funciones de Hangouts desde la bandeja de entrada.
Incluso, el Gmail de G Suite es compatible con Microsoft Outlook, Apple Mail y Mozilla Thunderbird. Más aún, es capaz de sincronizar correos, contactos y programación desde Outlook a G Suite y viceversa.
Ciertamente, Calendar no es una simple agenda. Más que eso, es una aplicación que te permite programar reuniones consultando la disponibilidad de tus colaboradores o integrando sus calendarios en una vista única.
Con Calendar, ubica y reserva los espacios para las actividades especiales de tu compañía, mientras obtienes información al detalle sobre sus capacidades y equipamiento.
Del mismo modo, podrás publicar tu programación de eventos corporativos en la web y dar a conocer a los clientes y empleados tu propia disponibilidad.
Mediante los Hangouts de G Suite, puedes chatear, iniciar videollamadas o realizar videoconferencias en tiempo real. En efecto, con Hangouts Chat te comunicas desde una ventana de Gmail, tu móvil, el navegador Chrome o la aplicación de escritorio.
Específicamente, con Hangouts Meet es posible realizar videollamadas desde cualquier parte y organizar videoconferencias con sólo compartir un enlace.
También tendrás oportunidad de seguir la agenda de las reuniones integrando el Calendar.
Por si fuera poco, es compatible con sistemas operativos iOS y Android, así como con otras soluciones de videollamadas como Skype for Business.
Por básico que parezca, G Suite te proporciona documentos de texto, hojas de cálculo, formularios y presentaciones, para plasmar los proyectos de tu empresa.
En este caso, lo importante es que puedes compartir archivos creados con los miembros de tu equipo. También, pueden modificarse en tiempo real con tus aportaciones y los de tus colaboradores, incluso, en el transcurso de una videollamada.
Igualmente, las versiones anteriores de todos los archivos compartidos quedan guardadas sin afectar tu capacidad de almacenamiento; además puedes consultar los cambios y deshacerlos cuando quieras.
Por sólo mencionar una función, con Hojas de cálculo de G Suite puedes incorporar datos actualizados a tus cuadros, consultando la inteligencia artificial de Google. Pero eso no es todo: puedes añadir información de fuentes como BigQuery o el Banco Mundial desde la misma aplicación.
Ya no necesitas ser un webmaster para crear sitios web y apps para tu grupo de tareas, proyectos y eventos. De hecho, con Google Site y App Maker de G Suite, puedes facilitar los procesos internos y la interacción con tu equipo de trabajo.
Mediante Google Site es más sencillo visualizar el trabajo de los colaboradores y tener acceso a todos tus contenidos en G Suite. Definitivamente, cada uno de ellos tendrá un aspecto atractivo gracias a los temas elaborados con particular atención en los detalles.
Asimismo, la optimización inteligente de Google Site permite que tus páginas se visualicen correctamente en ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets y smartphones.
Es tan simple como hacer clic en un elemento, arrastrarlo hasta la página y soltarlo. Entonces, el programa se encarga de organizar el contenido de forma automática, ajustándolo a un diseño de cuadrículas.
Cada elemento se ubica en el lugar más conveniente y es posible moverlos, modificar su tamaño o reorganizarlos sin dificultad.
Con Google Site tu web se convierte en un espacio para la colaboración, ya que facilita más la edición colectiva de archivos en tiempo real. Esto último, gracias a sus eficientes controles para distribuir contenidos.
Además, los usuarios administran con facilidad los permisos y los contenidos de la página, sin recurrir al departamento técnico de nuestra empresa.
Incluso, todo archivo mantiene sus permisos originales para permitir un control más estricto y fiable.
Ahora puedes crear aplicaciones para hacer más fluidos los procesos de trabajo y ampliar operaciones, con App Maker. Por ejemplo, es factible crear apps para la gestión de proyectos, el manejo de directorios o la contratación de personal, aprovechando las plantillas proporcionadas.
De igual manera, tus aplicaciones enlazarán sin problemas con todos los datos y funciones de G Suite.
Obviamente, crear y compartir archivos para la gestión de proyectos y otras operaciones en la compañía, requiere de un respaldo seguro y accesible para almacenar la información. En este sentido, Drive y Google Cloud Search de G Suite son las herramientas que necesitas.
Lógicamente, las capacidades de almacenamiento de esta plataforma en los planes de G Suite son superiores a la versión gratuita de 15 Gb. Para ser específicos, la edición básica proporciona 30 Gb por usuario para Drive y Gmail.
Por otro lado, en los paquetes G Suite Business y G Suite Enterprise el almacenamiento es de 1 Tb para las cuentas con menos de cinco usuarios e ilimitado para las que pasan este número de afiliados.
De acuerdo a lo anterior, es imprescindible contar con una potencia de búsqueda que te permita ubicar tus archivos al instante. Por ese motivo, Google Cloud Search está presente en G Suite para encontrar con rapidez el documento que quieras y darte sugerencias.
Igualmente, G Suite te ofrece las mejores herramientas para gestionar datos, usuarios y dispositivos de modo seguro y sin complicaciones. Entre éstas, mencionamos la Consola de administración y Vault.
Hasta aquí, hemos explicado los principales servicios incluidos en G Suite. Si necesitas más información sobre esta suite de Google, contacta con nosotros. estaremos encantados de atenderte.
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