Office 365 de Microsoft es una de las opciones preferidas por muchas empresas para gestionar en la red sus grupos de trabajo y sus proyectos. Igualmente, es una de las alternativas más empleadas para compartir y almacenar archivos en la nube. De hecho, este pack de aplicaciones combina las funciones de suite ofimática -con sus reconocidas herramientas: Word, Excel, etc.- y una capacidad ajustable para albergar documentos.

Por eso, Vodafone incluye la oferta del Office 365 entre sus soluciones de cloud y colaboración.

¿Qué es Office 365?

En concreto, Office 365 es la solución de Microsoft para trabajar en la nube con las herramientas Office, entre ellas: Word, Outlook, PowerPoint y Excel. En otras palabras, es lo que conocemos como una suite ofimática o conjunto de aplicaciones que permite trabajar con diferentes tipos de documentos y archivos.

Un completo sistema de gestión documental

Como dijimos, la diferencia está en la condición online de Office 365, que hace posible compartir y monitorizar proyectos, sin atiborrar de documentos el terminal de cada usuario. En este sentido, poder almacenar grandes cantidades de archivos en la nube, convierte a esta suite en una de las mejores opciones de gestión documental. Esto es, funcionar como un sistema capaz de administrar el flujo de archivos generados por una empresa, dándoles una ubicación accesible para el staff.

¿Por qué contar con un sistema de gestión documental como Office 365?

Obviamente, las ventajas comentadas antes representan una solución a las crecientes cifras de información creadas y manejadas por las organizaciones en la actualidad. Por tanto, se hace imprescindible organizar dichos datos y almacenarlos en una plataforma confiable. Pero, hay más:

Localización centralizada

Básicamente, los sistemas de gestión documental como el incorporado a Office 365, ordenan y almacenan todos los documentos generados durante el trabajo cotidiano en una ubicación central. De acuerdo a esto, la empresa decide con qué colaboradores se comparte la información. Igualmente, la accesibilidad permite retomar el trabajo con mayor rapidez.

Trabajo colaborativo y seguimiento

En esencia, el trabajo en equipo requiere del aporte de cada miembro del equipo. En consecuencia, la posibilidad de compartir documentos para su evaluación y mejora por parte de los colaboradores es esencial. De la misma manera, la accesibilidad de los archivos por parte de los responsables o directivos permite monitorizar el estatus de los proyectos.

La ventaja de Office 365 frente a los sistemas on premise.

En resumen, Microsoft lanzó Office 365 en 2011, para sustituir el Microsoft Business Productivity Online Suite, que ya permitía utilizar su pack ofimático en línea. De este modo, perfeccionó su alternativa a los sistemas on premise. Es decir, aquellos instalados en de manera local en cada equipo y en la red interna del negocio.

Apoyo al trabajo colaborativo y a distancia

Seguramente la costumbre de incluir el sistema on premise en los ordenadores de mesa nuevos continuará vigente durante un tiempo. Sin embargo, los paquetes de gestión online como Office 365 facilitan el trabajo en equipo y a distancia mediante los dispositivos móviles de los colaboradores. Entonces, los integrantes del grupo no necesitarán almacenar los proyectos de la compañía en sus terminales y aprovecharán mejor la capacidad de sus equipos. Por eso, la tendencia natural será derivar cada vez más hacia los sistemas de aplicaciones en la nube como las que ofrece la suite de Microsoft.

Éstas son las características de Office 365

A continuación, expondremos las funciones y servicios generales que ofrece esta suite para empresas. En conjunto, todos ellos, son características que lo convierten en una excelente herramienta para el trabajo colaborativo:

• Disponible en aplicaciones móviles. En efecto, los usuarios pueden tener acceso mediante aplicaciones compatibles con Android, iOS y Windows Phone.
• Correo profesional integrado. Se dispone de una plataforma que provee correo profesional exclusivo para cada empresa mediante Outlook, con su propio dominio (@nombre de la empresa). Más aún, cuenta con 50 GB de capacidad en el buzón y está conectado tanto al calendario como al paquete de programas ofimáticos.
• Vídeollamadas vía Skype Empresarial. Los planes empresariales pueden beneficiarse de esta funcionalidad para interactuar o presentar proyectos e informes a distancia en tiempo real.
• Fácil integración con plataformas de organización más avanzadas de  Microsoft. Específicamente, hablamos de Azure, SharePoint o Exchange.
• Hosting para la página web. Incluido en algunos planes.
• Compatibilidad con Active Directory. En tal sentido, la suite puede integrarse a este servicio de seguridad y autentificación de datos y documentos propio de Microsoft.
• Copia de seguridad automática. Este pack de Microsoft proporciona copias de seguridad para archivos elaborados en versión on premise.

Office 365 de Vodafone

¿Qué mejor manera de disfrutar la versatilidad de Office 365 que con la poderosa y fiable conectividad de Vodafone? Efectivamente, el líder en telecomunicaciones para empresas ofrece a sus clientes corporativos todos los planes de esta solución y se encarga de la puesta a punto del servicio. Asimismo, provee la formación del personal y la migración de los datos del correo de las compañías.

Elementos en común para todas las tarifas:

• Dirección de email corporativa con 50GB.
• Calendario corporativo sincronizado (excepto en la versión Business Essentials).
• Microsoft Office Online para editar documentos, hojas Excel y presentaciones.
• Herramientas de control y administración (excepto en la tarifa Business Essentials).
• Vídeo y llamadas de voz (excepto en Office 365 E3).
• 1TB de almacenamiento en la nube para sincronizar y compartir datos (excepto en Office 365 E3).

Office 365 Business Essentials

Es el plan para compañías que solo necesitan correo electrónico empresarial.

Office 365 Business Empresa

Para empresas que necesitan aplicaciones de Office pero no el servicio de correo electrónico empresarial.

Office 365 Business Premium

Esta modalidad incorpora correo electrónico empresarial, aplicaciones de Office y otros servicios empresariales en PC, Mac y móviles. Por supuesto, la misma incluye: Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher y OneNote.

Office 365 E3

Es la opción con mayores y más amplias funcionalidades. Además de las características básicas, ofrece:

• Suite de Office para un máximo de cinco dispositivos distintos.
• Vídeo y llamadas de voz en alta definición para conferencias remotas.
• Almacenamiento en cloud ilimitado.
• Servicio de administración de derechos, para regular el acceso a documentos, correo electrónico y datos de los usuarios
• Sincronización en movilidad para el acceso al correo electrónico, contactos y calendario.
• Unificación del buzón de voz. Una función que permite el acceso a mensajes desde Outlook o mediante dispositivos compatibles.

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