Cómo gestionar las llamadas de nuestra empresa adecuadamente

Gestionar las llamadas es crucial en las pequeñas y medianas empresas que no siempre disponen de una persona que atienda la centralita. Los clientes actuales son mucho más exigentes que antes y siempre buscan una solución rápida a sus necesidades. Por lo que llamar varias veces a una empresa donde no responden al teléfono es un fenómeno cada vez más aislado.

Con la llegada al mercado de las centralitas virtuales, las empresas de cualquier envergadura no requieren de una operadora permanente. Estos sistemas, como los que ofrece Vodafone, canalizan las llamadas dirigiéndolas a los colaboradores que están disponibles, dentro o fuera de la oficina. Sigue leyendo y conocerás más detalles sobre estos sistemas y sus diferencias con las centralitas tradicionales.

¿Cómo ha sido gestionar llamadas desde una centralita tradicional?

Es cierto que hace unas décadas las empresas con muchos departamentos y empleados debían recurrir al sistema de centralita tradicional para gestionar las llamadas. Para hacernos una idea, esto implicaba el empleo de una o varias líneas telefónicas fijas de la red convencional conectadas a una consola analógica manual. De allí partía una larga y compleja red de cableado hacia los teléfonos de cada departamento o colaborador.

Las antiguas centralitas analógicas incorporaron avances como poder derivar llamadas a las diferentes extensiones mediante el teclado. También incorporaron la grabación de mensajes, los contestadores automáticos y la derivación de llamadas. ¡Ésa era la tecnología disponible! ¡Hasta que llegaron las centralitas IP o virtuales!

Las centralitas virtuales: el estándar actual para gestionar las llamadas

El desarrollo de la telefonía móvil, las TI e Internet en las últimas décadas están cambiando los modos de producción y las relaciones laborales. En función de la dinámica de muchas empresas actuales, sus colaboradores trabajan gran parte de la jornada fuera de las oficinas. Otras aprovechan las ventajas de la conexión a la red para operar con personal a distancia. También están aquellas, como las que prestan soporte 24/7, que requieren atender llamadas de sus clientes a cualquier hora del día. Para estos casos, una centralita convencional ya está obsoleta.

El estándar actual para gestionar las llamadas es la centralita virtual que vienen desarrollando y perfeccionando varias compañías de telecomunicaciones. Una centralita virtual es un sistema de telefonía IP de vanguardia capaz de comunicar con gran cantidad de extensiones y puestos telefónicos, fijos o móviles. Esto resulta crucial para atender a clientes y proveedores, sin importar dónde se encuentre el receptor. Por su gestión a través de una dirección IP en internet se le conoce igualmente como centralita IP.

Pongamos por caso que tu empresa tiene sede en Madrid, pero tus comerciales o directivos se mueven por distintas ciudades de España. Sin necesidad de contar con una operadora de centralita, el sistema puede seleccionar automáticamente a cualquiera de los colaboradores cuya línea esté disponible. A continuación,  envía la llamada a esa extensión, permitiendo al emisor de la llamada ser atendido con cierta inmediatez.

Ventajas de las centralitas virtuales frente a las tradicionales para gestionar las llamadas

Frente a las limitaciones de las centralitas convencionales, las centralitas IP poseen propiedades y funciones que brindan muchas ventajas, entre ellas:

• Las centralitas virtuales no tienen problemas de obsolescencia y apenas requieren actualizaciones. Mientras que las centralitas físicas necesitan mantenimiento y deben ser sustituidas al no ser coherentes con la realidad actual del negocio, acarreando costes.
• Por otro lado, las centralitas IP son fáciles de instalar y programar. Tanto el terminal (ordenador o portátil) mediante el que se gestionan las llamadas como las extensiones (fijas o móviles) pueden ubicarse en cualquier lugar. Por lo que no es preciso disponer de un complejo sistema de cableado que altere la movilidad en la oficina. Como dijimos, esto permite incorporar extensiones a fijos y móviles en cualquier parte de la ciudad, de España y del mundo.
• Del mismo modo, puedes establecer terminales IP y móviles como extensiones, además de teléfonos fijos. Es decir, tienes la  opción de crear extensiones con las direcciones IP de los ordenadores de tus colaboradores. En consecuencia, ellos podrán atender llamadas de voz con la calidad de sonido que proporcionan los dispositivos IP.

One Net: la centralita virtual de Vodafone para atender llamadas

One Net es la centralita virtual de Vodafone respaldada por una plataforma cloud única de comunicaciones, para  gestionar las llamadas de tu compañía. Mediante esta herramienta es más sencillo atender a los clientes, sin perder ninguna oportunidad de negocio. Gracias a su servicio de centralita más eficiente y versátil que los sistemas convencionales, tus colaboradores ganan en movilidad mientras reciben llamadas de clientes. ¡En cualquier lugar y con cualquier dispositivo!

En este sentido, One Net  te proporciona todas las ventajas de un servicio en la nube, sin necesidad de invertir en hardware. Asimismo es un sistema fácil de instalar y configurar, por lo que su puesta en marcha prácticamente no alterará la dinámica de tu negocio. Más aun, Vodafone ofrece planes escalables de acceso a este recurso, adaptados a las necesidades de la empresa y a sus perspectivas de crecimiento.

Características de One Net

En efecto, One Net es una de las centralitas IP más completas del mercado, ya que dispone de:

• Cola de llamadas: el sistema distribuye llamadas simultáneas a un número de cabecera de forma automática e inteligente, mediante diferentes algoritmos de enrutamiento, además de  transferencia al agente/comercial a través de una cola de llamadas para su atención y distribución posterior.
• Grupo de extensiones: de la función anterior deviene la transferencia de las llamadas del número de cabecera a los agentes disponibles.
• Número de cabecera común: en otras palabras, el sistema administra el flujo de llamadas a un grupo de líneas mediante un mismo número.
• Grupo de captura: esta característica permite a cualquier integrante del equipo responder una llamada dirigida a otro colaborador.
• Fijo en el móvil: por si fuera poco, One Net asigna numeración geográfica a líneas móviles para gestionar las llamadas entrantes mediante dicho número.
• Operadora Oficina Vodafone: en sí, es una extensión dedicada para puestos de recepcionista/operadora.
• Ubicuidad: esto significa que One Net es capaz de unificar en una misma plataforma la gestión de llamadas para distintas sedes y dispositivos. Y hasta proporcionar soporte fuera de la oficina.

Vale reiterar que este recurso es accesible para tu pequeño emprendimiento, ya que puedes empezar con un Pack Básico One Net Centralita Virtual. Esta opción te ofrece las funciones ya explicadas de cola de llamadas y número cabecera común. Así como asignación de numeración geográfica a una línea móvil para gestionar las llamadas entrantes en dicho número. También puedes personalizar tu centralita virtual añadiendo funcionalidades como operadora automática y asistente para gestionar las llamadas de la manera más eficiente. Todo ello, por un precio sorprendente.

¿A qué esperas? Ponte en contacto con RedNew, distribuidor Vodafone para empresas y solicita más información sobre One Net.