¿Cómo abordar el teletrabajo en empresas pequeñas?

El teletrabajo en empresas pequeñas está demostrando ser una opción productiva y que además ahorra costes operativos. Aunque muchas compañías dudaban de su viabilidad terminaron por implementarlo a raíz del confinamiento impuesto por el coronavirus. Por supuesto, no todas las organizaciones estaban preparadas para esta modalidad laboral y tuvieron que aprender mientras asimilaban el cambio.

Por el contrario, para las empresas nativas digitales prescindir del trabajo presencial no fue nada traumático. De hecho la mayoría de compañías tecnológicas ofrecen a sus colaboradores horarios flexibles y trabajar frecuentemente en remoto. Por otro lado, los integrantes de muchas startups suelen manejar sus proyectos a distancia mediante herramientas colaborativas en la nube.

Todo lo anterior deja claro que buena parte de la resistencia a instaurar el smart working es cultural. Es decir, que el esquema presencial aún está muy arraigado en un alto porcentaje de organizaciones. Sobre ésta y otras razones que limitan la instauración del teletrabajo hablaremos a continuación. Y seguidamente expondremos algunas ideas y recomendaciones para abordarlo en pequeñas empresas.

La cultura presentista como obstáculo para el teletrabajo en empresas pequeñas

De hecho resulta paradójico que los esquemas laborales de la era industrial sigan vigentes en esta época de avances en tecnologías de la información. Aunque hoy contamos con propuestas y ejemplos exitosos de modelos de organización innovadores, éstos tardan en imponerse. Ciertamente, la mayoría de empresas consolidadas mantienen una gestión jerárquica de cadena de mando heredada de los dos siglos pasados.

Así, los directivos de estas organizaciones no confían en sistemas distintos al presencial. Para ellos, mantener a sus colaboradores cumpliendo horarios en un mismo recinto les proporciona la capacidad de controlar. En su perspectiva, ésa es la mejor manera de obtener productividad y rentabilidad.

Más aún, este fenómeno es habitual en PYMEs donde lo reducido del equipo y de la cantidad de directores hace más simples las estructuras jerárquicas. De modo que pretender que el teletrabajo en empresas pequeñas sea una condición común en el corto plazo sería ilusorio. Para lograrlo en el medio y largo plazo es imprescindible concienciar a responsables y gestores sobre las ventajas y oportunidades que ofrece esta modalidad laboral.

Estructura y recursos: otras limitaciones al teletrabajo en empresas pequeñas

Al decretarse el estado de alarma más del 40% de PYMEs no estaban listas para trabajar en remoto. Como dijimos, la crisis del Covid 19 cogió a muchas compañías en fases tempranas de su transformación digital. Posiblemente, un conocimiento insuficiente de las herramientas disponibles en la nube, gratuitas o con planes escalables, influyó en esta cifra.

También es pertinente considerar a las empresas que por sus propósitos y procesos no pueden implementar totalmente el teletrabajo. Asimismo, existen otras que gestionan datos sensibles y que requieren sistemas avanzados para garantizar la seguridad de los mismos.

En este caso, lo importante es que el learning by doing (aprendizaje práctico) forzado por el coronavirus está permitiendo a los pequeños empresarios evaluar diferentes soluciones cloud. De allí que casi la mitad de las organizaciones que asumieron el smart working por la cuarentena, están dispuestas a mantenerlo en la nueva normalidad.

Ideas para establecer el teletrabajo en empresas pequeñas

• En primer lugar es indispensable establecer un plan de acción donde queden definidos los directrices del trabajo remoto. Es decir los objetivos, métricas para la evaluación, asignación de tareas según la especialidad de los colaboradores, etc. Obviamente este documento funcionará como una guía general para el desempeño de directivos e integrantes del staff.
• Asimismo, es fundamental conocer y evaluar las metodologías contemporáneas para la gestión de proyectos que facilitan la implementación del teletrabajo en empresas pequeñas. Concretamente, es preciso investigarlas y valorarlas con un criterio objetivo. De este modo, es viable adaptar las que más se ajusten al modelo de negocio y procesos de la compañía.
• En esta perspectiva, con una metodología definida es más sencillo seleccionar las herramientas cloud idóneas para la gestión de proyectos. En efecto, la integración entre método y solución online permite trabajar a distancia en forma organizada y colaborativa. Por ejemplo, si escogemos una metodología basada en el diagrama de Gantt, podríamos utilizar Gantter Project Management. Esta solución es compatible con las herramientas G Suite de Google. Por tanto, es factible mantener comunicación con los trabajadores y monitorizar el desarrollo de los proyectos.

Recomendaciones técnicas pertinentes

• Es cierto que un gran porcentaje de profesionales dispuestos a teletrabajar cuentan con ordenadores, laptops o dispositivos móviles con la capacidad y conexión adecuadas. Sin embargo antes de implementar el teletrabajo en empresas pequeñas y medianas es imprescindible inventariar los recursos disponibles. Esto es, verificar que los equipos y conexiones de los colaboradores soporten las exigencias del trabajo remoto. La idea es dotar con tales herramientas a los integrantes del equipo que lo requieran.
• Una comunicación efectiva con los equipos de trabajo justifica recurrir a plataformas como Zoom. En resumen, esta aplicación permite realizar videollamadas y videoconferencias en HD, con capacidad hasta 49 vídeos en pantalla. Cada participante puede compartir su pantalla de forma simultánea, así como efectuar y recibir observaciones sobre documentos compartidos. Además, con Zoom es posible grabar y almacenar reuniones en la nube, incluso transcribirlas mediante Inteligencia Artificial. Zoom se integra fácilmente con aplicaciones como Calendar de G Suite y Outlook de Microsoft, permitiendo iniciar o unirse a reuniones desde éstas.
• De manera particular, aquellas empresas que gestionan datos sensibles en sus operaciones deben incorporar soluciones de seguridad que les permitan teletrabajar sin riesgos. Herramientas como Conectividad Aumentada de Vodafone facilitan la comunicación de la compañía con sus colaboradores mediante una red privada. En tal sentido, el mencionado servicio garantiza protección y confiabilidad a la información mediante tráfico encriptado. Concretamente, la tecnología SD WAN de Cisco Meraki que emplea Conectividad Aumentada agiliza el tráfico de datos en los ámbitos de aplicaciones y de usuarios.

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Efectivamente, en RedNew te facilitamos asesoría profesional para implementar el teletrabajo en tu compañía, con la conexión y las herramientas empresariales de Vodafone. Por ejemplo, Vodafone Red Infinity Workplace es la solución que apuesta por la movilidad de los empleados, con estas características:

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