Sin duda una de las soft skills más requeridas por las empresas y departamentos de RRHH actualmente es la capacidad de trabajar bajo presión. De hecho la habilidad de mantener la coherencia y llevar a término las tareas en situaciones adversas y en tiempos limitados es difícil de adquirir.

Por muy organizada que pueda ser una empresa y aún utilizando metodologías ágiles para la gestión de tareas y proyectos, nunca faltarán factores estresantes. Por ejemplo: la gran cantidad de actividades que debe cumplir una plantilla reducida, la necesidad de cumplirlas lo antes posible para generar rentabilidad, entre otros. Además debemos considerar la presión que los responsables y directores se imponen a sí mismos como responsables de equipos de trabajo.

Obviamente, crisis como la ocasionada por la pandemia del coronavirus se suman a las variables que agregan presión en los entornos laborales. Aunque muchas empresas promueven el teletrabajo a raíz del Estado de Alarma, la complejidad de las tareas y los lapsos reducidos de tiempo son comunes. Aun cuando a muchos les resulte cómodo trabajar desde casa, la necesidad de dedicar tiempo a la familia y a trabajos hogareños añade más estrés.

Por todo ello, trabajar bajo presión, además de una habilidad, es un arte. Un arte que se puede aprender, como veremos a continuación.

Trabajar bajo presión: ¿qué es y qué implica?

Al igual que otras soft skills, trabajar bajo presión es una habilidad compleja que involucra diversas facultades. Básicamente es la capacidad para ejecutar labores de manera eficiente en condiciones desfavorables, causadas por sobrecarga de trabajo, plazos muy cortos o cambios de prioridades. Pero demostrar esta característica requiere del individuo otras cualidades como:

• Capacidad para organizar prioridades.
• Gestión del tiempo.
• Rápida adaptación al cambio.
• Inteligencia emocional para hacer frente a la presión.
• Asertividad para comunicar los objetivos y distribuir tareas entre los integrantes del equipo.
• Empatía para canalizar el agobio de los colaboradores.
• Humildad para trabajar en equipo como un integrante más.

Como ves, no es nada sencillo aprender a desempeñarse en ambientes laborales donde las emergencias son algo cotidiano. Y lo más difícil de todo: hacerlo bien y no derrumbarse en el intento. Sin embargo, compartiremos contigo algunas recomendaciones para que tú y los colaboradores de tu empresa puedan gestionar con éxito las actividades en situaciones estresantes.

Gestión centrada en el cliente: una clave para trabajar bajo presión con eficiencia

Por contradictorio que parezca, para organizar las tareas de forma adecuada y evitar presiones innecesarias debes dar prioridad a los proyectos de tus clientes. Es pertinente recordar que los clientes son la razón de ser de cada empresa y satisfacer sus expectativas a tiempo es un objetivo primordial. 

En esta perspectiva, cabe recordar que la mayor parte de los ingresos de las compañías proviene de clientes actuales. Por supuesto que nos interesan los nuevos, pero para conquistarlos debemos demostrarles cómo atendemos a quienes ya confían en nosotros.

Gestiona primero lo esencial, luego lo complementario

Ciertamente, es conveniente centrarnos primero en los aspectos esenciales de cada proyecto. Por ejemplo en una campaña de marketing: definir los objetivos, nuestro target, el concepto de comunicación y los canales de difusión, entre otros. Posteriormente gestionaremos los asuntos complementarios: creación y producción de contenidos para la estrategia, medición de resultados, etc. En síntesis se trata de ordenar con lógica lo que es más importante para cada encargo.

Reuniones con la duración justa

Es verdad que las reuniones de trabajo para organizar y delegar tareas siempre serán necesarias. Pero recuerda que las mismas no deben durar una eternidad. Las reuniones más efectivas tienen un tiempo máximo de 30 minutos. 

Anticiparse a las emergencias: una estrategia para trabajar bajo presión con efectividad

En realidad, la competitividad del entorno de negocios actual hace más frecuente e inevitable el trabajo bajo presión. En función de esto puedes plantearte escenarios hipotéticos. Pregúntate: “¿qué pasaría si…?” y plasma las directrices de acción para resolver dicha situación en base a las experiencias recientes. 

Comparte esta iniciativa con tus colaboradores y motívalos a plantear soluciones. Registra y archiva todos los aportes en carpetas digitales accesibles para ti y todos los integrantes de tu equipo. De esta manera, los planes de emergencia siempre estarán disponibles para aplicarse de acuerdo al caso.

No permitas que el estrés acabe contigo y con tus colaboradores

Por muy urgente que sean todas las tareas, establece durante cada 90 minutos de trabajo efectivo una pausa de diez minutos para todos, incluyéndote. Los recesos no tienen porqué ser sólo para beber café, comer bollos e ir al baño. Despejar la mente y mover el cuerpo es fundamental para controlar el estrés y evitar que éste nos controle.

Aprovecha la conexión con tu grupo de trabajo a distancia para animarles a participar en estas actividades. Muy pronto notarás el incremento de la productividad y cómo cambiará la motivación de los integrantes del equipo.

Utilizar plataformas colaborativas hace más eficiente el trabajo bajo presión

Durante esta circunstancia excepcional del Covid 19 muchas empresas descubrieron las posibilidades y beneficios del smart working. Otras ya lo habían implementado parcialmente y debieron extenderlo para mantener la productividad. Lo cierto es que las plataformas de trabajo colaborativo están experimentando un auge evidente, aún en momentos cuando se hace efectiva la desescalada del confinamiento.

No obstante, algo ya era claro antes de la pandemia: la efectividad de las plataformas colaborativas para la organización y gestión de proyectos. Con independencia de su empleo bajo un sistema presencial o a distancia, herramientas como G Suite de Google y Microsoft Office 365 ofrecen recursos para priorizar y monitorizar tareas. Pero también para revisar y corregir documentos compartidos de manera remota. Asimismo es factible comunicarse en tiempo real vía chat o videollamada con los integrantes del equipo y conectarse en videoconferencia.

Efectivamente, soluciones como las mencionadas permiten a los responsables delegar tareas entre su personal, mientras se dedican a otras actividades vitales para la compañía. Y de la misma manera puede estar enterado de la gestión de los colaboradores y aportar un feedback constante.

Bajo presión pero con un propósito claro

Para finalizar este post creemos pertinente reiterar que en la mayoría de los casos trabajar bajo presión es inevitable. Aún así es importante que todas las actividades que deban hacerse tengan un propósito claro y común: elevar la calidad de nuestro desempeño y de nuestra oferta en general, para generar la satisfacción del cliente y el crecimiento profesional de nuestros colaboradores.