La inversión de las empresas en compras a proveedores absorbe casi siete de cada diez euros de sus ingresos, según una encuesta reciente. Es cierto que hablamos de una proporción muy alta que supera al pago de las nóminas. Pero existen formas de lograr un ahorro sustancial en las adquisiciones de materias primas y servicios, sin sacrificar la calidad ni reducir el equipo humano.

¿Quieres saber cómo optimizar el presupuesto de compras de tu empresa sin afectarla en otros aspectos clave? Continúa leyendo este texto y encontrarás recomendaciones que te ayudarán a lograrlo.

Criterios de selección claves para ahorrar en las compras a proveedores

Bien sea que tu negocio esté en sus inicios o que por alguna circunstancia debas incorporar o sustituir proveedores, es indispensable saber elegirlos. Puede que resulte obvio, pero quienes suministran materias primas y servicios juegan un papel primordial en la cadena de valor de tu negocio. De ellos depende en gran medida la calidad de tus productos y hasta tu prestigio como empresa. Por esta razón te sugerimos:

• En primer lugar, evaluar y cotejar minuciosamente entre varias opciones y ofertas. Incluso es recomendable elegir un suministrador de más para cada área como alternativa. Esto permitirá asumir eventuales incrementos de la demanda o caídas imprevistas en el suministro o prestación de servicios.
• Reúne toda la información posible sobre tus potenciales proveedores. Investiga sus páginas web y redes sociales. En este último caso, lee y valora sus contenidos para verificar su conocimiento y experiencia en el área en la que se especializan. Visítales o solicita la visita de un comercial a tu empresa; también puedes pedir asesoramiento mediante el canal de soporte que dispongan. Indaga a qué otras organizaciones suministran bienes y servicios; revisa los testimonios de estos clientes en el website o comunícate con ellos directamente. Todo esto te servirá para comprobar su calidad, responsabilidad y reputación.
• Asimismo debes considerar la ubicación de tus proveedores. Ten en cuenta que mientras más corta sea la distancia que tengan de tu base, más fácil será disminuir los tiempos de entrega. Por otro lado, también será posible reducir cualquier tipo de eventualidad logística.

Ten en consideración la relación calidad-precio en las compras a proveedores

De acuerdo a estimaciones, un ahorro de sólo el 5% en compras puede derivar en un incremento de casi un tercio de la rentabilidad de la organización. Aun así, aunque necesites reducir costes, de igual forma debes mantener o mejorar el nivel de tus productos. En todo caso, la idea es que elijas las ofertas más justas para las compras a proveedores de acuerdo con tus requerimientos de calidad. A veces, lo barato sale caro y no siempre lo más costoso es lo mejor.

A veces, lo barato puede salir caro… y lo más caro no siempre es lo mejor

En esta perspectiva, es determinante comprobar personalmente las condiciones de los suministros y servicios que ofrecen los proveedores que previamente hayas pre-seleccionado. Para ello, es esencial que tu personal de control de calidad realice la evaluación pertinente con los procedimientos e instrumentos adecuados. Por otro lado, es indispensable considerar los valores añadidos de las ofertas: garantía, transporte, servicio posventa y entrega puntual, entre otros.

La planificación es determinante para ahorrar en las compras a proveedores

Si cuentas con una solución ERP (Enterprise Resource Planning) para monitorizar tu cadena de suministro, puedes conocer y gestionar a tiempo el aprovisionamiento. En caso contrario, es preciso planificarlo en base a perspectivas confiables de demanda, para contar siempre con la cantidad necesaria en temporadas altas y bajas. Con esto, además de ahorrar en la compra a proveedores es posible evitar la saturación de los almacenes.

En función de ello, un plan de compras bien gestionado incluye tres acciones básicas:

Una relación completa de todos los insumos y servicios necesarios

Esto es, una lista detallada de materias primas, piezas y consumibles para el mantenimiento de maquinarias y herramientas que garanticen la operatividad de la organización. En esta relación no pueden faltar los recursos de comunicación y conectividad a Internet, para estar en contacto efectivo con proveedores, clientes y puntos de venta.

También es primordial considerar allí el equipamiento de seguridad para el personal. En este punto, es relevante destacar que la nueva normalidad tras la pandemia del coronavirus impone a las empresas suministrar EPIs a su personal. Con estos equipos de protección individual es posible disminuir riesgos de contagios, lo que evitaría costosas bajas de colaboradores.

En concreto, dicha enumeración debe incluir todos los suministros y servicios externos fundamentales, en orden de prioridades, para una correcta planificación de presupuestos y pagos.

Monitorizar la logística de suministros tras las compras a proveedores

Una vez definidos los suministros requeridos y negociadas las condiciones de pago, resulta crítico coordinar la logística de entregas con la correspondiente monitorización del proceso. A los efectos, es importante contar por lo menos con una persona del departamento de compras o administración que se encargue de este seguimiento.

Este colaborador debe mantener la comunicación con el proveedor y chequear con su ayuda el itinerario de la carga. En paralelo, evaluará la efectividad del suministrador en cuanto a tiempos de entrega y condiciones de los insumos.

Gestionar el almacén

Sin duda, otra norma básica para ahorrar en las compras a proveedores es controlar el stock adecuadamente. De poco nos serviría cumplir con las dos premisas anteriores si no somos eficientes en la gestión de los insumos tras su llegada al almacén. En efecto, la administración de recursos en una empresa incluye la concientización de los colaboradores en el uso racional de los suministros y herramientas.

Pero también es básico estudiar todos los procesos y procedimientos para optimizarlos constantemente, buscando no sólo ahorrar sino también mejorar la experiencia del empleado o employee experience.

Establecer una relación win-win es vital en las compras a proveedores

Por último, es importante recordar que idealmente quienes nos garantizan los suministros, más que proveedores, deben ser nuestros partners. Es decir, es conveniente establecer con ellos una relación de confianza, basada en la comunicación constante y en negociaciones que satisfagan las expectativas de ambas partes. Esto nos ayuda a construir vínculos sólidos que hagan viable la cooperación tanto en épocas prósperas como en tiempos complicados como el actual.

Una relación estrecha de confianza con nuestros partners facilitará la construcción de vínculos sólidos, útiles para épocas prósperas y tiempos complicados como el actual

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