Automatizar procesos en tu empresa: ventajas y cómo hacerlo
Automatizar procesos en tu empresa, ventajas y cómo hacerlo

Al día de hoy, automatizar procesos es fundamental para mantener la operatividad, productividad y competitividad de las empresas. Este proceso no es exclusivo de las grandes corporaciones. Ya seas propietario o responsable de una pequeña o mediana empresa, o incluso si eres autónomo, la digitalización es clave. Mediante esta podrás agilizar las tareas, gestionar la cadena de suministro y brindar atención de calidad a tus clientes, entre otras posibilidades.

Sigue leyendo para conocer más sobre la automatización de los negocios y sus ventajas. Aquí también te sugerimos algunas herramientas que pueden interesarte, de acuerdo a la naturaleza de tu compañía.  

¿En qué consiste automatizar procesos?

Básicamente consiste en integrar la tecnología, ya sea de software o maquinaria, para poder agilizar las tareas de la organización y así garantizar una mayor productividad a un coste reducido. Las empresas en general tienen un modo de trabajo que sigue una línea específica y, a su vez, involucra a varios colaboradores en diferentes áreas, dando como resultado final un proceso que puede estar formalmente definido o no. Esto es conocido usualmente como sistema de trabajo y funciona de forma específica de acuerdo a las características de la empresa que estemos gestionando. En el momento de que nuestra empresa alcance una elevada producción, es posible que necesite automatizar procesos que permitan que todo pueda fluir de forma más rápida.

Beneficios a la hora de automatizar procesos

Además de aumentar considerablemente la eficiencia, productividad y eficacia, el automatizar procesos también nos genera otras ventajas. Éstas nos permitirán obtener una base completamente sólida, a la hora de implementar un proyecto de automatización de operaciones. Los beneficios son los siguientes:

Reducción de costes

Es uno de los principales beneficios a la hora de automatizar procesos. Cada negocio deberá hacer frente a una presión global para incrementar su rentabilidad. Uno de los enfoques necesarios para conseguirlo es aplicar la reducción de costes. Sin embargo, eso implicaría reducir las capacidades del centro informático, lo que podría generar un impacto negativo en nuestra empresa. Entonces, ¿qué hacer?

Para este caso, usar un software de automatización sería el enfoque ideal e inteligente para poder controlar y reducir los costos. Otra de las oportunidades que se puede presentar es la de mejorar el servicio de atención al cliente, al mismo tiempo que se reducen los costes de forma sistemática.

Aumento de la productividad

El segundo beneficio que nos brinda es que mejora notablemente el aumento de nuestra productividad. En este punto, un software de programación de tareas puede optimizar el rendimiento, al momento de automatizar la programación de los lotes en producción. La solución actualmente consiste en evitar que el ordenador quede inactivo mientras se espera que alguno de los operarios libere el siguiente trabajo. Podemos ahorrar tiempo y dinero, eliminando el tiempo muerto entre trabajos; minimizando así la intervención del operario. Ya cuando se establece y se pone en marcha la programación de trabajos, dicho software se encarga de ejecutar los comandos en la secuencia correcta, eliminando así los errores del operador.

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Disponibilidad

En la actualidad, las compañías se han vuelto cada vez más dependientes de los ordenadores. La mayoría de los negocios utilizan de forma rutinaria el entorno online, ya sea para realizar inventarios o revisar órdenes de envíos. Por esto, si el ordenador no se encuentra operativo, nuestro negocio puede sufrir. Una ventaja crucial al realizar la automatización, es que tiene la capacidad de poder automatizar sus sistemas, tanto de guardado como de recuperación. De tal modo podemos protegernos ante situaciones delicadas, como la pérdida del disco duro u otros daños a los objetos del sistema, producto de un error humano.

Confiabilidad

Aparte de ser un beneficio de la automatización, también es considerado un factor importante en cualquier departamento de operaciones de IT. Sin ella, se puede generar un ambiente de caos y confusión. Los procesos automatizados se encargan de que las actividades o tareas no sean olvidadas ni que se realicen o ejecuten fuera de la secuencia, asegurándose además de que los datos sean los correctos al momento de ser ingresados y de que se realice algún tipo de procedimiento especial, en caso de que sea requerido. Al aplicar el software de automatización, este es capaz de resolver tareas complejas de forma inteligente y dinámica, basándose en ciertos parámetros ya predefinidos.

Rendimiento

Dos opciones para optimizar el rendimiento en el momento de aplicar la automatización de procesos son actualizar nuestro hardware o comprar un sistema más actualizado. No obstante, ambas opciones pueden resultar costosas para algunas compañías. Otra opción es ajustar y realizar una configuración de nuestro sistema, para que tenga un mayor rendimiento, pero requeriría el trabajo de una persona cualificada para realizarlo. En estos casos, un software de automatización puede ayudarnos a solventar este tipo de obstáculos y/o desafíos, para así optimizar el rendimiento de nuestros sistemas.

Ahora, ¿cómo automatizar procesos en mi empresa?

Dependiendo de las actividades que se realicen en nuestra empresa, se deberá determinar qué parte de nuestros sistemas requieren una automatización de procesos. Para ello, es importante saber qué procesos son los que toman más tiempo y qué parte estos pueden ser realizados por las personas. Siguiendo esta pauta, será mucho más fácil conocer qué es lo que se debe adquirir para poder automatizar el proceso. Además, deberemos tener en cuenta algunos factores como:

  • Escoger bien el proveedor de la automatización.
  • Estar al tanto de que, si nuestro sistema falla, la totalidad de las operaciones de nuestra empresa se pueden verse comprometidas.
  • Tener conocimiento de que el sistema de automatización sólo podría funcionar para un tipo de negocio específico.
  • Tomar en cuenta que no todos los procesos tienen que ser completamente automatizados. Es posible que parte de ellos necesiten ser realizados por un personal, identificando por supuesto qué partes son las que lo necesitan.

Herramientas que nos pueden ayudar al momento de automatizar procesos

Estas son algunas de las herramientas que podemos utilizar para automatizar procesos en nuestra empresa:

Asana

Es una herramienta orientada a la gestión de proyectos que nos ofrece funciones centradas tanto para el gestor como para el trabajador. Posee una sencilla interfaz de usuario que nos permite agilizar la gestión de los ya mencionados proyectos, para así fomentar su uso e interacción. Además, nos proporciona algunas plantillas, un calendario de equipo compartido, un programador de tareas y la automatización de tareas repetitivas.

ProcessMaker

Si nuestra empresa requiere escalabilidad, esta es la herramienta que necesitas. ProcessMaker es una plataforma IBM y de automatización de procesos de negocios de bajo código. Gracias a su función de búsqueda filtrada, podemos crear nuestros gráficos e informes personalizados de forma rápida. En caso de necesitar scripts personalizados, esta herramienta incluye un motor de scripting que soporta los lenguajes de Javascript, Java, C#, entre otros.

ActiveBatch

ActiveBatch es otra plataforma de bajo código, con la diferencia de que ésta tiene como función organizar flujos de trabajo automatizados. Puede admitir colas de mensajes, tweets, correo electrónico, eventos de archivos FTP, entre otros, gracias a su arquitectura basada en eventos. Cuenta además con integraciones bidireccionales con ServiceNow y System Center Service Manager para garantizar la gestión de tickets automatizados. Además, podemos usar las API para conectarnos a cualquier aplicación, servicio o servidor.

KissFlow

Una herramienta que nos ofrece un enfoque ligero para automatizar los diversos procesos empresariales. Consiste en una suite con más de 50 aplicaciones a nuestra disposición, que permiten gestionar los pagos a nuestros proveedores, órdenes de compra, incorporación de empleados, además de los reembolsos de kilometraje. Además, como KissFlow es también una suite de colaboración, nos brinda una integración SaaS con apoyo o soporte de Zapier e incluso nos da la posibilidad de subir archivos tanto de Google Docs como de Dropbox con soporte multilingüe.

Hootsuite

Es una de las herramientas más populares del mercado actual en cuanto a la automatización de la gestión de redes sociales. Nos brinda un listado más detallado acerca de las integraciones de redes sociales con hasta más de 150 aplicaciones, ubicadas en su tienda Hootsuite App Discovery. Además, ofrece una interfaz sencilla de utilizar para una veloz incorporación y, por si fuera poco, nos da la posibilidad de conectarnos a varias redes sociales de forma rápida. Por último, también nos da la posibilidad de trabajar con su API, para mejorar nuestras integraciones y así mejorar la interoperabilidad.

RedNew te ofrece herramientas para automatizar procesos

RedNew, distribuidor Vodafone para empresas, también te ofrece herramientas de colaboración y ciberseguridad para automatizar procesos en tu negocio. En el primer aspecto, proveemos las versiones avanzadas de Office 360 de Microsoft y G Suite de Google con planes escalables. Con el apoyo de estas plataformas, tu equipo de trabajo puede trabajar en movilidad, organizar tareas, crear y modificar documentos, hacer seguimiento de tareas, etc. Estas cuentan con funciones de correo profesional corporativo y almacenamiento cloud.

Por otra parte, puedes contar con recursos y servicios de ciberseguridad como Vodafone Secure Device Manager para gestionar los dispositivos móviles de la empresa. En este sentido, proporciona visibilidad y control total sobre aquellos equipos que se conectan a los sistemas corporativos o contienen información de la empresa.

Para mantenerte comunicado con tu equipo, clientes y proveedores, tenemos para tu empresa las soluciones más efectivas de conectividad con voz y datos:

  • Fibra Corporativa, conectividad de máxima calidad con tecnologías 4G y 5G.
  • Red Inteligente, gestión de numeración 90X. Soluciones de voz con alto valor añadido para tu empresa.

Todo ello, con el respaldo de las redes 4G y 5G de Vodafone. Estos y muchos otros servicios y productos para automatizar tu compañía disponen de un gestor especializado para prestarte apoyo, soporte y asesoramiento. Contáctanos y descubre por qué somos tu partner digital ideal, además de distribuidor Vodafone para empresas tan importantes como la tuya.

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