¿Está tu empresa en pleno proceso de transformación digital? ¿O sólo has incorporado herramientas tecnológicas en algunos departamentos? Ciertamente, el proceso de digitalización no es algo que ocurre en una organización de la noche a la mañana. Ni tampoco se limita a la compra de ordenadores nuevos o a la incorporación de un software para hacer menos pesadas las tareas administrativas. Digitalizar procesos forma parte importante de la conversión tecnológica de las compañías. Pero tal digitalización debe tener objetivos específicos, más allá del alivio de la carga de trabajo. Incluso, debe implicar un cambio sensible en la cultura corporativa.

Tener claros los términos, un buen comienzo antes de digitalizar procesos

El empleo indiscriminado y no siempre ajustado de la terminología puede crear no sólo confusión, sino también una visión errónea de la digitalización. Por tanto, conviene aclarar el significado correcto de tres términos básicos continuamente homologados: digitización, digitalización y transformación digital.

Digitización

Esta palabra aún no está reconocida en la lengua española, pero funciona como traducción libre del inglés Digitization. Según el glosario de la consultora Gartner, dicho término denomina el proceso de cambio de forma analógica a digital, conocido igualmente como habilitación digital. Dicho de otro modo, se trata de codificar una información analógica (textos, imágenes, sonidos, etc.) en ceros y unos. El propósito es convertirla a un formato con el que pueda ser procesada, almacenada y transmitida mediante sistemas informáticos.

En definitiva, contar con recursos para “digitizar” información no es suficiente para hablar de digitalización de procesos y menos aún de transformación digital.

Digitalización

En cambio, cuando hablamos de digitalización nos referimos a la acción de incorporar herramientas, tecnología y ecosistemas digitales en diferentes áreas y procedimientos. Aparte de la automatización de labores rutinarias, la iniciativa de digitalizar procesos debería tener como norte proporcionar mayor valor al cliente mediante mejores experiencias, productos y servicios innovadores. Más ampliamente, la digitalización supone el empleo de tecnologías digitales para cambiar modelos de negocios. También de impulsar por igual nuevas oportunidades de ingresos y valores añadidos que hagan a la empresa más competitiva.

Transformación digital

Por otra parte, la transformación digital es un concepto más amplio de digitalización, ya que abarca todas las iniciativas, proyectos y procesos que permiten a una organización pasar de un estado de competencia digital incipiente a uno de mayor solidez y madurez digital. En ella, el cambio en la cultura corporativa es crítico ya que el cliente se mantiene como centro de todas las estrategias y decisiones, a diferencia del antiguo enfoque empresarial que privilegiaba más al producto.

En efecto, los clientes de hoy, hiperconectados y con capacidades digitales, son cada día más exigentes con las marcas. Por ejemplo, quieren experiencias de compra omnicanal sin fisuras, un servicio de atención y soporte verdaderamente satisfactorio, formas de pago convenientes y entregas rápidas. Es decir, más y mejores valores añadidos a los productos y servicios. Empresas como Amazon, Apple, Airbnb y Uber elevan constantemente el estándar de la experiencia del cliente desde lo digital

Por eso, realizan fuertes inversiones anuales en el desarrollo y/o incorporación de recursos digitales con el objetivo de obtener y procesar más datos sobre sus usuarios. De tal modo que les permitan conocerlos mejor, para llevar la personalización de ofertas y servicios a un nivel más alto. Hasta predecir con mayor acierto cualquier cambio de hábitos de compra y de expectativas.

Pero esto no se limita al cliente externo. Además de digitalizar los procesos, como acción clave de la transformación digital, también es indispensable proporcionar al talento humano –el cliente interno- los recursos, las hard skills y soft skill necesarias para asumir de manera eficiente y efectiva estos cambios. De allí nuestra insistencia de asociar de manera intrínseca a esta coyuntura una evolución de la cultura empresarial.

Beneficios de digitalizar procesos y asumir la transformación digital

Muchas compañías, desde microempresas y PYMEs, hasta grandes corporaciones comprenden las ventajas de iniciar o continuar gestiones para digitalizar procesos y avanzar en su transformación digital. Entre los beneficios que estas iniciativas aportan a las diferentes áreas de la organización están:

• Lograr un conocimiento más completo del cliente, gracias a la captación y análisis de datos provenientes de diversas fuentes.
• En base a lo anterior, crear mejores experiencias de cliente.
• Agilizar más la toma de decisiones sustentadas en datos relevantes.
• Introducir de forma oportuna ventajas competitivas mediante la innovación en productos, servicios y hasta en el modelo de negocio.
• Automatizar las labores rutinarias.
• Monitorizar de forma detallada el rendimiento de los procesos.

En particular, esta disminución de los procedimientos manuales gracias a las soluciones informáticas, las compañías están en capacidad de obtener constantemente datos para entender y seguir los flujos de trabajo. Esto permite identificar riesgos y actuar a tiempo. De hecho, los informes de los cuadros de mando digitales en tiempo real, apoyados en Inteligencia Artificial y análisis predictivo facilitan a los managers tomar decisiones adecuadas y rápidas para solucionar problemas antes de que lleguen a ser más graves.

Pasos para digitalizar procesos y llevar a cabo la transformación digital

Para digitalizar procesos y acometer la transformación digital de una empresa es necesario seguir varios pasos:

Evaluar el estado actual de la digitalización

Esto es determinar cuáles áreas de tu negocio cuentan con herramientas digitales. ¿Cuál es el alcance de esta digitalización? ¿Con qué habilidades duras y blandas cuenta el recurso humano para su desempeño?

Define los objetivos de la digitalización

Para ello, asegúrate de que los mismos sean concretos, relevantes, alcanzables, medibles y realizables en el tiempo.

Establece el plan de transformación digital

Entendiendo que la transformación digital debe ser un proceso gradual y continuo, es imprescindible elaborar un plan razonable y ejecutable para llevarlo a cabo. En el mismo, es indispensable programar la incorporación de herramientas digitales y la capacitación del personal en los departamentos más prioritarios. Esto debe estar en línea con los objetivos previamente planteados.

Aprovecha las funcionalidades de las soluciones informáticas en la nube

En general, buena parte de la transformación digital de las empresas implica el uso de software para diversos propósitos. En este sentido, las soluciones en la nube, disponibles en la modalidad SaaS (Software as a Service) resultan las más convenientes. Se trata de herramientas versátiles para automatizar tareas y monitorizar procesos en áreas como el supply chain, el marketing, los recursos humanos y la administración. Las soluciones CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning) son ejemplo de recursos informáticos que integran diversas funcionalidades y tecnologías.

Escoge los partners digitales adecuados

Así es, para acometer la transformación digital de tu empresa es fundamental escoger, más que a proveedores, a partners capaces de asesorarte durante el proceso. Ya sea para el suministro de soluciones de conectividad, cloud computing o tecnologías más específicas, verifica que las compañías elegidas cuenten con experiencia y respaldo. Que estén dispuestas a solucionar tus dudas y a brindar un sólido soporte posventa.

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