La decisión de convertirse en autónomo debe asumirse con una actitud realista y consciente de los riesgos que supone, y no como una simple búsqueda de independizarse y obtener muchas ganancias a corto plazo. Puede que tu idea de negocio tenga potencial. Sin embargo, si no logras evitar o solucionar los problemas de gestión más comunes de los autónomos y pymes, lo más seguro es que tu proyecto naufrague a la primera dificultad que encuentres.

¿Cuáles son estos problemas? Básicamente, los especialistas en gestión empresarial encuentran cinco situaciones frecuentes:

  • Gestión inadecuada de la tesorería. Esta manifiesta sus efectos cuando no tienes suficiente dinero para pagar obligaciones como: impuestos, salarios y deudas con proveedores.
  • No llevar un control correcto de gestión. Es decir, con frecuencia incurres en gastos no contemplados relacionados con la empresa, como compras, salarios, alquiler de espacios, etc.
  • Falta de una estrategia comercial.
  • Obstáculos fiscales y legales.
  • Errores al solicitar financiación.

A continuación, compartiremos contigo algunas soluciones para hacer frente a estos errores e inconvenientes y minimizar su impacto en tu negocio.

Problemas de gestión en la tesorería

Seguramente, tu empresa lleva poco tiempo en el mercado y notas que estás vendiendo, pero la cuenta parece no demostrarlo. En este caso, el error es creer que todo el dinero que entra a la cuenta corriente es dinero de la compañía. No te das cuenta que buena parte de estos ingresos son gastos ordinarios de tu empresa: alquiler del local, pago de proveedores, salarios, impuestos, etc.

Para que esto no siga siendo uno de tus problemas de gestión, nuestra primera recomendación es abrir tres cuentas por separado. En cada una abonarás lo correspondiente a:

  • Gastos corrientes. En concreto: alquiler, servicios públicos, conectividad telefónica y de Internet, software u otras soluciones en la nube (SaaS, IaaS, PaaS), salarios de tus colaboradores, deudas con proveedores, etc.
  • Pagos a Hacienda. Calcula las cantidades que debes cancelar en impuestos y deposita ese dinero en esta cuenta. ¡No te descuides con tus obligaciones tributarias!
  • Beneficios previstos. En efecto, es aconsejable que tengas una cuenta exclusiva para las ganancias que esperas obtener.

En segundo lugar, realiza previsiones de tesorería semanales. ¡Es muy sencillo! Únicamente debes contabilizar los cobros que vas a recibir en cada semana y restarle todos los pagos que debas hacer.

Por último, paga a tus proveedores solo cuando hayas cobrado de tus clientes.

Cuando los problemas de gestión derivan de no controlar la misma

A menudo, ocurre que cuando las ventas de tu compañía aumentan, también crecen los costes asociados a ese incremento. Por ejemplo, que tengas que contratar a empleados temporales, alquilar un almacén, comprar maquinaria, o invertir en herramientas de marketing, etc. Todo ello hace que tu presupuesto se altere. Para solucionar este tipo de problemas de gestión, la recomendación sería hacer una lista de todos tus costes y dividirlos en tres grandes grupos:

  • Gastos superfluos. Traslados innecesarios para reunirte con clientes, proveedores o colaboradores y facturas en papel, entre otros, son costes que debes eliminar. Al día de hoy dispones de aplicaciones para videollamadas que perfectamente sustituyen los encuentros personales si estos no son realmente prioritarios. También, por razones de ecología, las facturas digitales son totalmente legales y puedes hacerlas llegar tus clientes por email.
  • Gastos necesarios, pero que pueden tener una opción de coste más bajo o que son fáciles de reducir. Pongamos por caso, si requieres de una solución informática en la nube, escoge el plan más ajustado a la situación de tu empresa. Recuerda que la mayoría de estos recursos son flexibles e incrementales, de acuerdo a lo que vaya necesitando tu empresa. Lo mismo aplica para los planes de Internet y telefonía móvil.
  • Gastos obligatorios e inamovibles, para los que no tienes una alternativa más económica. En realidad, son gastos que sí o sí tienes que hacer. Ya mencionamos algunos de ellos: nómina, impuestos, proveedores, etc.

Tan solo con poner en práctica estos tres ejercicios podrías ahorrarte hasta un 30% en gastos de la empresa. Si aun aplicándolos efectivamente sigues teniendo déficit, es tiempo de revisar los precios de tus productos y servicios.

Carecer de estrategia comercial, uno de los problemas de gestión más habituales

Muchos autónomos piensan que eso de la estrategia comercial es exclusivo de las grandes empresas. ¡En absoluto! La estrategia comercial aplica para toda clase de negocio, sin importar su tamaño. De hecho, es imprescindible para el crecimiento de tu compañía.

En este sentido, puedes plantearte incrementar los precios de tus productos, ampliar tu base de clientes, crear nuevos productos y servicios para los clientes que tienes actualmente o ampliar tu cuota de mercado. Para llevar a cabo cualquiera de estas estrategias, proponemos que sigas estos tres consejos:

  1. Plantéate un presupuesto de ventas para saber cuánto tienes que vender cada mes.
  2. Prepara presupuestos para los siguientes aspectos:
    • Marketing: que te servirá para comunicar tu oferta e incrementar tus ventas.
    • Nómina: mediante el mismo, podrás estimar el número de colaboradores que necesitas para lograr esas ventas.
    • Estructura: este presupuesto te indicará cuáles son los gastos fijos de tu empresa y que no puedes reducir.
  3. Todos los meses debes revisar si estás logrando tus objetivos de ventas y si tus gastos están siguiendo los objetivos propuestos. Por consiguiente, sabrás si estas resolviendo o evitando los problemas de gestión arriba descritos.

Obstáculos fiscales y legales

Sin duda, existen dos aspectos que causan una enorme preocupación a los autónomos: los temas fiscales y los legales. En relación a estos, los errores más comunes son:

  • No darse de alta en el epígrafe correcto del IAE (Impuesto a las Actividades Económicas).
  • Invertir en infraestructura para la empresa antes de darse de alta en Hacienda genera otro de los problemas de gestión más típicos. Esto es, por ejemplo, adquirir un equipo o solución con el que vas a trabajar en tu empresa, sin registrarse para obtener deducciones. Por ende, los impuestos que estas compras generan no son deducibles. Bien sea del IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedad. Es frecuente que los autónomos realicen gastos que no son deducibles tras su declaración a Hacienda, lo que se traduce en pérdidas. Dichos gastos no están justificados y no pasarían una inspección.
  • Asimismo, puede ocurrir que no te acojas a bonificaciones, por desconocerlas.
  • Otro error es pagar la cuota mínima de autónomos. Ten en cuenta que la Ley dice que tu pensión se calculará a partir de lo que pagas como autónomo pasados los 47 años.

Financiación, otro de los problemas de gestión más frecuentes

Es normal que, como autónomo, tengas que solicitar un préstamo. Antes de hacerlo debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Saber en qué se fijan los bancos antes de concederte un préstamo. Muchos balances de tesorería presentados para acreditar la solicitud están en saldo negativo. Esto es un obstáculo para que la entidad bancaria te preste dinero.
  • Si necesitas financiación a corto plazo, el préstamo que debes solicitar es a corto plazo. Pongamos por caso, cuando requieras un préstamo para pagar salarios o adquirir una solución informática de CRM. Pero, si necesitas comprar equipos y herramientas que permanecerán durante mucho tiempo en tu empresa, lo que debes solicitar es financiación a largo plazo. En concreto, debes pedir préstamos adecuados a las necesidades de tu empresa.
  • Otra opción es estar enterado de los distintos programas de ayudas y financiaciones del Gobierno y de otros organismos públicos. Gran parte de ellas se ofrecen bajo la modalidad de fondo perdido; mientras que otras son otorgadas como créditos con condiciones más asequibles para pagar. También existen exenciones y ayudas directas para la contratación de personal. En resumen, todas estas son alternativas más accesibles para solucionar problemas de gestión relacionados con la financiación.

¿Qué significa poner en práctica estos consejos?

Finalmente –y aunque esto sea más un asunto de actitud– seguir los consejos expuestos para evitar problemas de gestión demuestra que tu proyecto te interesa. Que más allá de ser una forma de obtener ingresos, es parte de tu realización como persona. Lograr una disciplina en base a estas y otras prácticas, definirá tu perfil como empresario y hará crecer tu negocio.

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