Mejorar la productividad de las pequeñas empresas es una aspiración de todo emprendedor, gerente y directivo. Sobre todo, en España, donde las compañías de este tamaño representan el 99,9% del sector privado de la economía y aportan el 62% del PIB nacional.

Sin embargo, nuestro país está en desventaja frente a otros estados europeos en materia de productividad. Por ejemplo, mientras cada hora trabajada por un trabajador produce 54,40€ en Alemania y 54,80€ en Francia, en España apenas llegamos a 35,40€. Peor aún, se prevé un descenso de por lo menos 1% de esta cifra entre 2020 y 2022.

Evidentemente, no somos todo lo productivos que deberíamos. ¡Necesitamos mejorar! Por eso, te ofrecemos ocho ideas que puedes aplicar en tu empresa para impulsar su rendimiento.   

1. Mejorar la productividad mediante la planificación y organización

En primer lugar, para mejorar la productividad es prioritario establecer planes anuales, mensuales y semanales, definiendo objetivamente las metas a corto, medio y largo plazo. En este sentido, es importante fijarse objetivos muy claros y alcanzables que puedan lograrse en periodos de tiempo razonables. A la vez, dichos objetivos deben ser pertinentes y, obviamente, medibles mediante indicadores precisos.

También, es aconsejable definir planes de contingencia frente a emergencias e imprevistos que puedan alterar la dinámica del trabajo y el cumplimiento de las metas. Además, es conveniente aplicar el perfil de competencias en el proceso de selección, para prever qué colaboradores podrían sustituir las eventuales ausencias de otros.

2. Dale a cada tarea la prioridad justa

En muchas ocasiones, los emprendedores y directivos caen en la trampa de dedicar mucho tiempo y recursos a tareas poco relevantes para lograr sus objetivos. Por supuesto, esto no ayuda en nada a mejorar la productividad; al contrario, produce pérdidas.

En consecuencia, si quieres evitar dicho error es imprescindible que definas las labores de acuerdo a las metas propuestas y cumplirlas en los plazos previstos.

Cumplir los plazos para mejorar la productividad

Igualmente, a veces se plantean plazos de entrega poco realistas, con la intención de querer impresionar o captar a un cliente. Entonces, solemos poner a los integrantes de nuestros equipos en apuros para cumplir con estas urgencias y descuidamos las metas mayores.

Por tanto, es importante evitar el management por emergencias en lugar de hacerlo por objetivos. Esto no significa evitar retos eventuales y necesarios para obtener beneficios, sino saber negociar un plazo adecuado con el cliente. Incluso, es factible dedicar a tales proyectos el personal y los recursos estrictamente requeridos.

3. Delegar tareas, imprescindible para mejorar la productividad

En efecto, la clave más efectiva del management es saber delegar funciones en los colaboradores idóneos. Con frecuencia, creemos que la mayoría de los miembros de nuestro equipo no están capacitados para realizar actividades muy complejas o tomar decisiones importantes. Por eso, nos «reservamos» un montón de tareas y resoluciones que se acumulan y terminan causándonos estrés y sobrecarga.

Antes, te recomendábamos la necesidad de definir competencias durante la selección y contratación. Pero, también es conveniente, como líder de equipos, ir probando las capacidades de tus empleados más proactivos y cumplidores.

Simplemente, puedes asignarles con frecuencia responsabilidades más exigentes y evaluar su desempeño. De esta forma, les proporcionas motivación y les impulsas a mejorar la productividad.

4. Si quieres mejorar la productividad, haz tus reuniones más breves

Ciertamente, las reuniones con el equipo son indispensables, pero estas deben tener la frecuencia y la duración adecuadas. De acuerdo con esto, antes de cada reunión, debe establecerse la agenda y que sea conocida por todos los participantes.

Asimismo, es recomendable ser asertivo y conciso al momento de definir objetivos, asignar tareas y hacer las observaciones pertinentes. De igual manera, es fundamental ir al grano, evitando vacilaciones y discursos poco relevantes. Obviamente, es necesario también abrir espacio para las preguntas y la resolución de dudas.

5. Emplear soluciones para el trabajo en equipo

En efecto, existen muchas y muy buenas opciones de aplicaciones para gestionar equipos de trabajo en la nube. En RedNew disponemos de soluciones como la Suite de Google o el Office 365 de Microsoft; dos de las soluciones idóneas para mejorar la productividad de las pymes.

Con este tipo de soluciones de productividad es más sencillo monitorizar la ejecución de los proyectos por parte de los colaboradores. Adicionalmente, es factible hacer ajustes y comunicarse con cada trabajador o con el grupo, desde cualquier parte.

6. Motivar al personal, prioritario para mejorar la productividad

Obviamente, la política de motivación del talento humano debe ser parte esencial de los esfuerzos para mejorar la productividad. En resumen, es preciso que la gestión de incentivos sea coherente y coordinada. Realmente, las acciones aisladas y esporádicas no generan la confianza y el entusiasmo que necesitas de tus colaboradores.

Más allá de los aspectos económicos, se requiere creatividad para mantener motivados a los empleados. En función de esto, te damos algunas ideas con este objetivo.

Ideas para motivar del equipo

• Capacitación y actualización constante de tu personal en cada una de sus áreas.
• Como dijimos antes, prueba asignar tareas más exigentes a los colaboradores con mayor potencial. En la medida de lo posible, promociónales a un cargo mayor.
• Asimismo, la conciliación laboral y los horarios flexibles son parte de las peticiones más solicitadas por los profesionales.
• Investiga y pon en práctica las medidas de compensación salarial adaptadas a la capacidad de tu empresa. Por ejemplo, cupones de alimentación, transporte, compras con descuentos, entre otras.

7. Proponer nuevos productos y servicios, otra forma de mejorar la productividad

A veces es conveniente salir de la zona de confort para mejorar la productividad. Esto implica atreverse a diseñar y proponer productos y servicios innovadores, cada vez más personalizados.

En este sentido, es necesario destinar una parte del presupuesto anual a la investigación. Mediante ésta, podrás desarrollar propuestas viables que pueden tener un impacto interesante en tus resultados.

Igualmente, te recomendamos lanzar prototipos de productos y medir su aceptación, utilizando la metodología lean startup. Una dosis justa de audacia siempre viene bien para no estancarte como emprendedor.

8. Emprender la transformación digital para una mejor productividad

Finalmente, avanzar hacia la conversión tecnológica de tu compañía es uno de los pasos más decisivos para mejorar la productividad. Y no sólo hablamos de dispositivos de última generación. También se trata de conocer y adoptar las soluciones y servicios en la nube que agilicen los procesos rutinarios. Todo esto permitirá destinar más recursos a las actividades más rentables del negocio.

Hasta aquí, puedes apreciar que la productividad de tu empresa no depende únicamente de factores externos. De hecho, estas ocho recomendaciones que abordamos son aspectos que pueden controlarse y monitorizarse internamente en tu PYME.

Como resultado de éstas y otras acciones relevantes, es más viable asegurar la eficiencia y un mayor retorno de la inversión. ¿Quieres mejorar la productividad de tu empresa? Desde RedNew te asesoramos.