“Tengo demasiadas cosas que hacer”. “No tengo tiempo suficiente”. “Me quedaron tareas pendientes…” Estas son frases comunes que solemos decir ante la abrumadora carga de tareas que asumimos. Lo cierto es que a menudo no sabemos distribuir nuestro tiempo debidamente, y cuando ocurre esto el agobio es casi inevitable. Nos invade esa sensación de falta de tiempo y terminamos el día muchas veces sin realizar las actividades más relevantes. Para resolver esta situación, podemos aplicar alguna de las tantas metodologías de productividad que han ayudado a muchas personas a priorizar sus responsabilidades y a gestionar mejor su tiempo.

Aquí explicaremos los principios básicos de tres de las técnicas más reconocidas por sus buenos resultados y por el impacto positivo en quienes las practican.

Getting Things Done (GTD), una de las metodologías de productividad más populares

En primer lugar, hablaremos de Getting Things Done (GTD), una técnica de gestión del tiempo creada por David Allen, un consultor e instructor de productividad. El marco propuesto por Allen, y que dio a conocer en un libro publicado en 2001, permite organizar y rastrear tareas. De esta manera, podemos confiar totalmente en que todo aquello plasmado en nuestras listas es realmente lo que debemos y necesitamos hacer.

En este sentido, GTD plantea “transferir” las tareas de nuestra mente hacia un espacio donde podamos trabajar con ellas (una pizarra, libreta o aplicación informática). Una vez allí, debemos agregar contexto y estructura a dichas tareas. En función de lo anterior, GTD tiene fundamento en una serie de listas en las que organizaremos todas las tareas pendientes que recordemos. 

Los pasos del GTD

La implementación de GTD implica capturar y procesar las cosas en las que estamos comprometidos, siguiendo un flujo de trabajo de cinco pasos:

• Captura: Es decir, escribir todo aquello que requiera nuestra atención y acción: tareas, diligencias, proyectos e ideas. Las anotamos, sin un orden específico, en una lista o archivo titulado “Bandeja de entrada”.
• Procesamiento: En sí, consiste en analizar si cada tarea es “procesable”, esto es, si requiere de una acción específica. Es un procedimiento que debe ser rápido y frecuente. 
• Organización: Esto significa determinar en qué lugar “archivar” determinado pendiente: el calendario, la aplicación de administración de tareas o hasta en la “papelera”. Aquí podemos añadir contexto a la tarea asignándole una etiqueta: “Oficina”, “Entrevista con el cliente”, “Meeting de trabajo”, “Emails”, “Llamadas telefónicas”, etc. Todo ello es contexto.
• Reflexionar: En este paso, procedemos a una revisión de nuestras listas para hacer los ajustes requeridos. Es recomendable hacer esta verificación al final de la semana. De lo contrario, las tareas se acumulan y el sistema colapsa.
• Actuar: En síntesis, si lograste configurar bien tu sistema y si las tareas y compromisos en tus listas son las que necesitas hacer, entonces ¡hazlas! Solo así avanzarás con seguridad hacia el logro de tus objetivos. Al fin y al cabo, éste es el propósito de todas las metodologías de productividad.

Listas o carpetas

Aparte de lo anterior, es indispensable asignar títulos a nuestras listas o carpetas: “Bandeja de entrada”, “En proceso”, “Próximas acciones”, “En espera de …”, “Proyectos” y “Algún día”. Estas listas son claves para el sistema GTD. Todo aquello que necesita nuestra atención entra primero a la “bandeja de entrada”. Después, pasará a otras listas durante las etapas de procesamiento y organización. En efecto, la forma en la que procesamos y ordenamos las referidas listas determinará sobre cuáles pendientes actuaremos y sobre cuáles no.

Eat that Frog, la más curiosa de las metodologías de productividad

«Eat That Frog» (“Cómete esa rana”) es el título del libro del experto en productividad Brian Tracy, creador y promotor de este método. Cabe destacar que la rana es una metáfora de la tarea más compleja, importante y, algunas veces, desagradable. Precisamente, es de aquellas que a menudo nos llevan a procrastinar y a dejar para después. 

En resumen, la propuesta de Tracy es hacer un inventario de todas las “ranas” que debemos “comer” y comenzar por la más “grande y fea”. Vale decir, acometer con decisión la tarea más relevante y complicada. Después, iremos “comiendo” el resto de las “ranas” en orden decreciente de acuerdo a su tamaño. Este modo tan particular de asumir nuestros obligaciones es lo que convierte a Eat that Frog en una de las metodologías de productividad más singulares. 

Tres de los 21 pasos de Eat that Frog

Cuando tengamos claro cuáles son las tareas más grandes y prioritarias, estaremos preparados para seguir los 21 pasos que plantea el referido autor. De ellos, explicaremos los tres primeros:

• Poner la mesa. Antes de todo, es imprescindible establecer qué es lo que queremos lograr en cada aspecto de nuestras vidas. Según Tracy, esto nos ayudará a determinar la prioridad de nuestras tareas con mayor precisión. Básicamente, se trata de establecer objetivos específicos y reales con plazos razonables de cumplimiento. Tal paso influirá en el enfoque e intensidad de nuestros esfuerzos.
• Planificar con anticipación todos los días. Bien sea la noche anterior o muy temprano por la mañana, es vital planificar nuestro día antes de comenzar las actividades. Esta acción facilitará la toma de decisiones que hagan viable el alcance de los objetivos. Pero podemos ir más allá, planificando cada semana y cada mes.
• Aplicar el principio de Pareto o regla del 80/20. En pocas palabras, este principio expone que el 20% de nuestras actividades son las que proporcionan el 80% de resultados. Entonces, la idea es identificar cuáles son esas tareas que tienen más impacto y aportan más valor, para darles mayor prioridad y concentración.

La técnica Pomodoro y sus sprints de 25 minutos

La tercera en nuestra selección de metodologías de productividad es la Técnica Pomodoro, planteada por el especialista italiano Francesco Cirillo. Él propone que es factible mejorar nuestra eficiencia y estimar la duración de una actividad si registramos cómo empleamos el tiempo. Sin duda, la sencillez de su implementación la convirtió en un método muy popular.

Para aplicarla, sólo harás lo siguiente:

• Selecciona una actividad o un proyecto que quieras ejecutar.
• Configura un cronómetro o temporizador en 25 o 30 minutos y comienza a trabajar.
• Cuando suene la alarma, tómate un descanso de dos a tres minutos.
• Repite el ciclo.
• Tras cuatro rondas de trabajo, toma un descanso más largo.
• Registra cada sesión con una marca en una libreta.

Por increíble que parezca, el método Pomodoro le ha dado resultados a gente con tendencia a distraerse mientras realiza diversas tareas o que trabaja en proyectos. Es una técnica que pueden emplear diseñadores y desarrolladores web, escritores y estudiantes. Por igual, funciona para actividades rutinarias.

La duración de los sprints

Cada sesión Pomodoro de 25 minutos es suficiente para realizar un fragmento de la tarea. De modo que no será tan agotador como intentar trabajar durante varias horas seguidas sin descansar. Estos lapsos de tiempo son semejantes a los sprints de metodologías ágiles como Lean Startup o Scrum, pero en pequeño. Al respecto, puedes plantearte una meta u objetivo específico relacionado con la tarea para completarlo durante cada período. Cuatro sesiones de Pomodoro podrían completar una mañana muy productiva, siempre y cuando sean intensivas y tengas total concentración en tu trabajo durante las mismas.

Ahora bien, la cantidad de tiempo de los “sprint Pomodoro” no necesariamente debe ser de 25 o 30 minutos. Hay quienes realizan sesiones de 45 minutos a una hora, con intervalos de descanso de 10 a 15 minutos. Otros prefieren hacer bloques de 15 a 20 minutos. Esto dependerá de cómo te parezca más cómodo. Recuerda tener a mano bolígrafo y una libreta para llevar el seguimiento de tus sesiones.

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