En el estudio sobre el Estado de Digitalización de las Empresas y Administraciones Públicas españolas 2020 del Observatorio Vodafone de la Empresa, el porcentaje de organizaciones que previeron una continuidad del smartworking en sus operaciones tras la crisis del COVID-19 es muy considerable. En concreto, el 18% de las microempresas, el 36% de las pymes, el 51% de las grandes empresas y el 55% de las entidades de la administración pública consultados aseguraron el mantenimiento de esta opción de trabajo.

Al día de hoy, el trabajo a distancia no es considerado ni una moda ni un lujo reservado a las firmas más sólidas. Sea de manera parcial o a tiempo completo, el smartworking es una de las condiciones laborales más apreciadas por los profesionales. Pero también es una alternativa muy conveniente para muchas empresas emergentes, sobre todo del sector servicios. ¿Quieres saber más sobre esta modalidad y cómo aplicarla en tu compañía? Te invitamos a seguir leyendo este post.

¿En qué consiste el smartworking?

El término smartworking está asociado al de teletrabajo. En esencia, este último hace referencia a la posibilidad de trabajar desde la casa, manteniendo una comunicación con la oficina a través diversos medios electrónicos. Es decir, por teléfono o correo electrónico u otras herramientas disponibles en Internet. En pocas palabras, el teletrabajo es trabajar a distancia.

Sin embargo, el smartworking o trabajo inteligente es entendido como un concepto más amplio que reúne las nuevas formas de trabajar impulsadas por el desarrollo de las Tecnologías de la Información. Además, también han contribuido a su consolidación factores como las presiones económicas, sociales y medioambientales y hasta circunstancias como la crisis sanitaria por el Coronavirus. 

Por tanto, el trabajo inteligente sería una evolución del concepto de teletrabajo, porque ambos términos significan trabajar fuera de la empresa. Sin embargo, el primero considera el trabajo en movilidad. Es decir, no únicamente desde casa, sino también desde una cafetería, un taxi o el área de espera de un aeropuerto.

Importancia del smartworking y ventajas de aplicarlo en la empresa

Uno de los principales beneficios que aporta el trabajo inteligente es la posibilidad de equilibrar la vida laboral y personal de los trabajadores. Un estudio de la consultora Randstad, reveló que el 65% de los trabajadores considera la conciliación laboral como el segundo factor más relevante a considerar al momento de decidir integrarse a una empresa. Apenas tres puntos por debajo del salario, que sigue siendo el factor más determinante. De modo que aquellas organizaciones que implementan el smartworking para facilitar dicha conciliación tienen más posibilidades de captar a los profesionales y operarios mejor cualificados. 

Claro está, el trabajo inteligente tiene más ventajas para las compañías. Entre ellas:

Incrementa la productividad de los trabajadores

De hecho, diversos estudios demuestran que disminuir los desplazamientos diarios a la oficina permite a los colaboradores ganar tiempo para realizar tareas más prioritarias. Esto reduce el estrés de los trabajadores y les permite ser más productivos. Gracias a la conciliación laboral que posibilita el trabajo inteligente, el absentismo laboral por llevar a los niños al cole o ir a una consulta médica baja notablemente.

Crea un entorno innovador

La autonomía y la flexibilidad que brinda el trabajo inteligente impulsan la capacidad de innovación y la creatividad de los colaboradores. Al instaurar una filosofía de trabajo basado en el alcance de objetivos, los colaboradores tendrán más motivación para lograr los mismos. Desde esta perspectiva, con el smartworking, los equipos de trabajo tendrán un poderoso incentivo para demostrar la magnitud de sus capacidades. Así como también para proponer nuevas ideas y aportar soluciones distintas a problemas comunes. 

Reduce los costes operativos de la empresa y de los colaboradores

En efecto, con la implementación del smartworking, la organización y sus empleados pueden disminuir precios operativos. Por otro lado, los procesos internos serán eficientes, aumentará la rentabilidad de la compañía y el ingreso de los trabajadores rendirá más. En concreto, el trabajo inteligente hace posible: 

• Eliminar la necesidad de alquilar o comprar grandes oficinas, ya que es posible trabajar en espacios más pequeños.
• Reducir considerablemente las facturas de electricidad, agua y otros servicios públicos, pues los colaboradores solo estarán en la oficina los días y horas programadas.
• Aparte de lo anterior, los empleados no incurren constantemente en gastos de transporte público o por el uso de sus coches. Esto también contribuye a mejorar el medio ambiente y a contener el calentamiento global. A esto debemos añadir que los viajes de negocios están siendo sustituidos cada vez más por las videoconferencias. 
• Más aún, los trabajadores no tendrán que desayunar en cafeterías o preparar su comida la noche anterior, ya que pueden comer de manera más sana y económica en sus casas.

¿Cómo implementar el smartworking en las organizaciones?

Sin embargo, para que el smartworking proporcione efectivamente las ventajas ya señaladas, es indispensable establecer, como dijimos, un método de trabajo por objetivos. En función de ello la tecnología será un apoyo fundamental. Para resumir, te sugerimos una serie de pasos claves para implementar esta modalidad de trabajo:

• Identifica los puestos y actividades dentro de tu compañía que pueden realizarse en remoto. En muchos casos, el trabajo inteligente no es aplicable, mientras que en otros conviene implementarlo en forma parcial y no a tiempo completo.
• Establece claramente los objetivos y prioridades. Asimismo, asigna con precisión las responsabilidades y tareas a los empleados adecuados. Los plazos de ejecución y la entrega de informes y resultados deben quedar bien definidos. Del mismo modo, es imprescindible determinar el grado de responsabilidad de los directores y supervisores para monitorizar el rendimiento de quienes trabajan en remoto.
• Por otra parte, es vital fijar un conjunto de reglas para los colaboradores que trabajan bajo la modalidad de smartworking. Al respecto, debes definir el horario de trabajo remoto y presencial, el protocolo de ciberseguridad y protección de datos de la empresa y de los clientes, además de otros que consideres esenciales.
• Prepara y promueve un plan de incentivos y oportunidades de crecimiento profesional para tus empleados. Lo interesante de los proyectos en colaboración es que permiten a los directores identificar el potencial de cada trabajador. Esto ayuda a elegir a quienes pueden asumir responsabilidades y tareas más complejas. 

La infraestructura IT y la conectividad son esenciales

Por supuesto, para una implementación exitosa del smartworking es imprescindible contar con la infraestructura tecnológica necesaria, soluciones en la nube y tener acceso continuo a Internet. Es preciso elegir recursos informáticos adaptados al modelo de negocio y que sean accesibles al personal que trabajará a distancia o en movilidad. Por igual, es pertinente contar con una plataforma de trabajo en colaboración que facilite la planificación de tareas y la interacción entre el equipo de trabajo.

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